ECM：后OA时代的新一代协同管理平台

为什么说后OA时代已经来临？

要了解什么是后OA时代，我们首先从OA的发展历史来认识它的由来、现状、以及未来的方向。

办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种办公方式。

办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就都叫OA，即办公自动化。

Groupware（群件）是一个网络软件概念，它定义了由一组（群）人使用的应用程序。它本身是基于这样一个设想的：因为网络连接用户，这些用户应当通过网络互相操作，作为一个整体而提高组的工作效率。比如：电子邮件是一个很好的群件例子。它能使用户间相互通信和协调活动。 一个真正的群件允许不同系统上的用户能在一个组织、工作或事件上交互和协调工作。

可以说，OA是国内特有的概念，技术上则经由群件（Groupware）演变而来，终而成为一个本土化，合乎中国企业特色的管理软件类别。

OA在原有Groupware的技术基础上,做了很好的沿承和扩展，在国内企业的信息化管理中，具有功不可没的作用，甚至成为企业信息化管理中的必需品。它不仅仅提高了企业的办公效率，并在流程审批、协同工作、公文管理、沟通工具、文档管理、信息中心等方面解决了传统企业纸质化办公困境。但是，OA由于其本身定位和技术的限制，在很多方面逐渐暴露出了一个作为过渡性管理软件的明显不足：

1.流程管理的深度和广度：

流程是OA系统的核心，但由于OA产品普遍缺乏专业的流程引擎，OA流程管理主要还是面向行政办公范围的审批流程，满足人和人之间的表单传递和审批。与全面流程管理存在着巨大的差距。实际上，越来越多的企业发现，OA系统中的流程往往不够灵活，难以有效支持复杂的流程，整合性差，出现流程孤岛，往往后续还需要实施BPM业务流程管理系统替代或者弥补OA系统的流程管理。

2.协同管理的工具化：

OA主要借助于信息交流、即时通讯、工作任务等实现组织和团队的协作。协作仍然停留在工具和技术层面，缺乏从业务出发，对各种协同技术进行整合，形成一体化协同(Unified Collaboration)。

3.信息管理的局限性：

传统OA依旧停留在文档共享的层面上，远没有达到真正意义上的知识和非结构化内容管理的水平，更没有涉及到企业大数据（Big Data)管理的高度，难以支撑企业信息资产的挖掘和有效利用。

大家知道，信息化管理技术主要来自于国外，发达国家的企业信息化要领先于我国企业，而这些海外企业的成功应用的协同软件不是群件Groupware, 更不是OA，而是ECM。比如，美国和欧洲很多发达国家的大型企业大部分已实施了ECM系统。

ECM是三位一体的新一代协同管理平台

在国外，ECM是管理软件中相对独立、专业、发展迅猛的领域。ECM的演变不是一朝一夕的，Gartner Group在2001年给出了早期ECM的定义-企业内容管理，将它定位为“运用信息技术对贯穿企业的内容进行创建、捕获、分发、客户化以及管理的过程”。随着ECM行业的不断升温，经由众多企业的反复实践和验证，产品的不断完善，到了2010年左右，ECM逐渐地被企业认知为涵盖流程、信息、协同管理的软件平台，而不再局限于“内容”一个维度的概念。

根据权威机构AIIM（美国信息及图像管理协会）对ECM的最新定义，ECM是涵盖业务流程管理（BPM）、内容管理、协同、搜索、记录管理、数字资产管理（DAM）等多个方面的协同管理软件。

从字面上来说，ECM主要针对企业信息的生命周期做全阶段的协同管理。其中E代表Enterprise、M代表Management，而C则包含着三个维度的诠释：

Control/Compliance：控制/合规，基于BPM流程，通过标准化、规范化、实现企业内部的管理控制；

Collaboration：协同，包括同步和异步，组织内和组织外，系统内和跨系统，移动和固定，显性和隐性，纵向和横向，基于组织和跨组织，结构和非结构等八个方面的协同；

Content：内容/知识，以非结构化的知识文档管理为核心，体现了内部知识和数据资源集成的协同管理。

我们通过下图，可以看到Groupware、OA、ECM在协同软件领域的演变历史。

从功能上讲，OA只是ECM的一部分。 ECM是一个基于BPM业务流程管理的协同平台。BMP作为ECM的一个核心工具和策略，是OA所不具备的。同时，ECM平台具有良好的延展性，具有丰富的业务驱动的协同应用（Business-Driven Collaboration)。

具体来说，从OA到ECM的变迁，主要有三个方面的提升：

1、从行政办公流程到业务流程，从小流程到大流程（Big Process)：
国内不少企业上了OA后，发现OA流程在应用深度和广度上往往有比较大的局限性，难以支撑企业对流程全方位全生命周期的管理。后续不得不上一套BPM业务流程系统，既增加了不必要投入，又涉及应用集成。而ECM则拥有专业的BMP级别流程引擎，支持复合流程、系统到系统流程、流程优化、以及流程之间的协作，打破流程孤岛，从而帮助企业业务流程管理发挥最大的功效。

2、从协作工具到基于业务的协同管理，从小协作到一体化协同(Unified Collaboration)：
OA协同仍然停留在协同工具层面。ECM则强调业务导向的的各类协同工具的整合，达成一体化多维度协同平台UC（Unified Collaboration），包括同步和异步，组织内和组织外，系统内和跨系统，移动和固定，显性和隐性，纵向和横向，基于组织和跨组织，结构和非结构等八个方面的协同，它是企业有机协作的全面整合。

3、从文档共享到知识管理，从信息碎片到大数据(Big Data)：
OA文档管理往往是孤立的、缺乏关联的碎片化信息管理，难以充分利用。ECM平台则以知识库为基础，从知识沉淀、知识推送、知识挖掘发现知识的价值。更进一步，ECM将非结构化的内容与各种应用系统中的结构化信息进行整合和关联，形成企业内部的大数据（Big Data)进行分析和挖掘，最大限度地利用企业的知识资产。

ECM协同平台的实施，能够帮助企业将流程、内容、人员、应用有效地结合在一个协同体里，发挥他们应有的价值。换言之，OA提升了企业的效率、让企业完成了原始知识资产的积累，而ECM协同平台能从多个维度拓展协同的效用，挖掘企业内部信息资产的价值，使之成为企业发展的驱动力。